Jetzt zur 360° IT Betreuung wechseln

Bringen Sie Ihre IT mit uns auf Kurs. Unser IT-Lotse übernimmt den Übergang. Wir planen den Kurs und einen Wechsel, der Sie im Alltag nicht stört. Strukturiert und ohne unnötige Risiken.

Moin

Mein Team und ich sind Ihr IT-Lotse und bringen Ihre IT auf den richtigen Kurs.

Klarer Kurs

Sie erhalten eine klare Bestandsaufnahme und wir bestimmen gemeinsam den Kurs.

Strukturierter Übergang

Im Vordergrund steht Ihre Arbeitsfähigkeit. Wir übernehmen Ihre IT-Systeme ohne Ausfall, der Wechsel läuft strukturiert und kontrolliert.

Kurs im Blick

Nach dem Wechsel darf der Kurs nicht aus den Augen verloren werden. Ein jährliches IT-Gespräch sorgt dafür, dass wir Ihre Ziele und Ihr Unternehmen immer im Blick behalten und rechtzeitig reagieren.

Der Sanitär- und Heizungsbaubetrieb Philipp Garbade, mit Sitz in Bremen, ist ein etablierter Familienbetrieb, der seit über 20 Jahren in der Branche tätig ist. Das Unternehmen beschäftigt rund 20 Mitarbeiter, darunter fünf Bürokraft, die sich um die Verwaltung und Organisation der internen Abläufe kümmern. Der Betrieb ist auf die Installation und Wartung von Heizungs-, Sanitär- und Klimaanlagen spezialisiert.

https://www.garbade-bremen.de

Case Study – Digitalisierung eines Sanitär- und Heizungsbaubetriebs

Ausgangssituation

Vor der Einführung der Dokumenten-Management-Lösung (DMS) ecoDMS wurden alle relevanten Geschäftsdokumente, inklusive Angebote, Rechnungen und technische Zeichnungen, in physischen Ordnern auf Papier archiviert. Diese Methode brachte mehrere Herausforderungen mit sich:

Hoher Platzbedarf: Die akribische Ablage von Papierdokumenten benötigte viel Stauraum und führte zu einer unübersichtlichen Büronutzung.

Zugriffsprobleme: Das Finden und Abrufen benötigter Dokumente war zeitaufwendig, insbesondere wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Informationen benötigten.

Kostensteigerung: Hohe Druckkosten und kontinuierliche Ausgaben für Papier und Büromaterialien belasteten das Budget des Unternehmens.

Revisionssicherheit: Eine revisionssichere Archivierung war nur begrenzt möglich, was das Unternehmen rechtlich exponierte.

Ziele der Einführung

Die Einführung der Dokumenten-Management-Lösung ecoDMS sollte folgende Ziele erreichen:

Papierreduzierung: Reduzierung des Papierverbrauchs durch digitale Archivierung.

Effizienzsteigerung: Schnellerer Zugriff auf Dokumente für Mitarbeiter.

Kostenersparnis: Senkung der Druck- und Materialkosten.

Revisionssicherheit: Sicherstellung einer ordnungsgemäßen und gesetzeskonformen Archivierung.

Implementierungsphase

Der Implementierungsprozess startete mit einer ausführlichen Planung, die die Bedürfnisse der Mitarbeiter und die Infrastruktur des Unternehmens berücksichtigte. Der Schritt-für-Schritt-Plan umfasste:

Bedarfsanalyse: Erfassung und Kategorisierung aller zu digitalisierenden Dokumente.

Schulung: Durchführung von Schulungen für die Mitarbeiter, um den Umgang mit der Software zu erlernen.

Migration: Scannen und digitale Archivierung der bestehenden Papierdokumente in ecoDMS.

Veränderungsmanagement: Unterstützung und Begleitung der Mitarbeiter während der Umstellung, um Vorbehalte abzubauen.

Ergebnis

Nach der vollständigen Implementierung von ecoDMS konnte das Unternehmen Philipp Garbade signifikante Verbesserungen feststellen:

Papier- und Druckkostenreduktion: Durch die digitale Archivierung und die Möglichkeit, Dokumente elektronisch zu versenden, sparte das Unternehmen ca. 40 % der bisherigen Papier- und Druckkosten.

Effizientere Arbeitsweisen: Mitarbeiter berichteten von einer deutlich erhöhten Effizienz, da benötigte Dokumente innerhalb weniger Sekunden abgerufen werden konnten. Fehlermeldungen und Verzögerungen bei der Dokumentensuche nahmen ab.

Bessere Organisation: Die digitale Struktur ermöglichte eine klare und nachvollziehbare Ablage der Dokumente.

Revisionssicherheit: ecoDMS bietet eine revisionssichere Archivierung, die es Philipp Garbade ermöglicht, gesetzliche Vorgaben mit Leichtigkeit zu erfüllen.