Dokumenten-Management

Behalten Sie den Überblick über Ihre Dokumente – revisionssicher, effizient und jederzeit verfügbar.

Mit einem modernen Dokumenten-Management-System wie ecoDMS digitalisieren und archivieren Sie Ihre Unterlagen strukturiert und gesetzeskonform. Sparen Sie Zeit, reduzieren Sie Papierchaos und schaffen Sie klare Prozesse für Ihr Team. ecoDMS lässt sich flexibel in Ihre bestehende IT integrieren und wächst mit Ihrem Unternehmen mit.

Moin

Ich stehe Ihnen als Ansprechpartnerin für das Theme digitale Archivierung mit ecoDMS zur Verfügung.

In einer zunehmend digitalen Arbeitswelt wird ein sicheres, revisionskonformes und leicht bedienbares Dokumentenmanagementsystem (DMS) immer wichtiger. Mit ecoDMS bieten wir Ihnen eine leistungsstarke Lösung, die Dokumente aller Art zentral archiviert, automatisch klassifiziert und jederzeit auffindbar macht – schnell, zuverlässig und gesetzeskonform.

Als IT-Dienstleister mit Schwerpunkt auf Cloud-, Automatisierungs- und KI-Lösungen unterstützen wir Sie dabei, ecoDMS optimal in Ihre Geschäftsprozesse zu integrieren.

Günstiges Dokumentenmanagement

Klare Lizenzstruktur, attraktive Preise und regelmäßige Software-Aktualisierungen. Bereits ab 125,00 Euro / gleichzeitigem Zugriff und ohne monatliche Kosten.

Schnelle Dokumentensuche

ecoDMS ermöglicht eine schnelle Dokumentensuche und bietet durch OCR-Volltextsuche sofortigen Zugriff auf relevante Informationen.

Gesetzeskonform

ecoDMS garantiert gesetzeskonforme Archivierung durch revisionssichere Speicherung und Einhaltung aller relevanten Vorschriften für Dokumentenmanagement.

Zentrale Archivierung

Die Software ecoDMS ermöglicht zentrale Speicherung und Zugriff von überall, steigert die Effizienz und fördert die Zusammenarbeit im Team.

Automatisierte Prozesse

ecoDMS bietet automatisierte Prozesse ohne Programmierkenntnisse, wodurch Benutzer effizient arbeiten und Zeit sparen können. Simplifizierung der Dokumentenverwaltung.

Plattformunabhängig

ecoDMS ist plattformunabhängig, ermöglicht flexiblen Zugriff von verschiedenen Geräten und fördert die Zusammenarbeit ohne spezielle Hardware-Anforderungen.

Der Sanitär- und Heizungsbaubetrieb Philipp Garbade, mit Sitz in Bremen, ist ein etablierter Familienbetrieb, der seit über 20 Jahren in der Branche tätig ist. Das Unternehmen beschäftigt rund 20 Mitarbeiter, darunter fünf Bürokraft, die sich um die Verwaltung und Organisation der internen Abläufe kümmern. Der Betrieb ist auf die Installation und Wartung von Heizungs-, Sanitär- und Klimaanlagen spezialisiert.

https://www.garbade-bremen.de

Case Study – Digitalisierung eines Sanitär- und Heizungsbaubetriebs

Vor der Einführung der Dokumenten-Management-Lösung (DMS) ecoDMS wurden alle relevanten Geschäftsdokumente, inklusive Angebote, Rechnungen und technische Zeichnungen, in physischen Ordnern auf Papier archiviert. Diese Methode brachte mehrere Herausforderungen mit sich:

  • Hoher Platzbedarf: Die akribische Ablage von Papierdokumenten benötigte viel Stauraum und führte zu einer unübersichtlichen Büronutzung.
  • Zugriffsprobleme: Das Finden und Abrufen benötigter Dokumente war zeitaufwendig, insbesondere wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Informationen benötigten.
  • Kostensteigerung: Hohe Druckkosten und kontinuierliche Ausgaben für Papier und Büromaterialien belasteten das Budget des Unternehmens.
  • Revisionssicherheit: Eine revisionssichere Archivierung war nur begrenzt möglich, was das Unternehmen rechtlich exponierte.

Die Einführung der Dokumenten-Management-Lösung ecoDMS sollte folgende Ziele erreichen:

  1. Papierreduzierung: Reduzierung des Papierverbrauchs durch digitale Archivierung.
  1. Effizienzsteigerung: Schnellerer Zugriff auf Dokumente für Mitarbeiter.
  1. Kostenersparnis: Senkung der Druck- und Materialkosten.
  1. Revisionssicherheit: Sicherstellung einer ordnungsgemäßen und gesetzeskonformen Archivierung.

Der Implementierungsprozess startete mit einer ausführlichen Planung, die die Bedürfnisse der Mitarbeiter und die Infrastruktur des Unternehmens berücksichtigte. Der Schritt-für-Schritt-Plan umfasste:

  1. Bedarfsanalyse: Erfassung und Kategorisierung aller zu digitalisierenden Dokumente.
  1. Schulung: Durchführung von Schulungen für die Mitarbeiter, um den Umgang mit der Software zu erlernen.
  1. Migration: Scannen und digitale Archivierung der bestehenden Papierdokumente in ecoDMS.
  1. Veränderungsmanagement: Unterstützung und Begleitung der Mitarbeiter während der Umstellung, um Vorbehalte abzubauen.

Nach der vollständigen Implementierung von ecoDMS konnte das Unternehmen Philipp Garbade signifikante Verbesserungen feststellen:

  • Papier- und Druckkostenreduktion: Durch die digitale Archivierung und die Möglichkeit, Dokumente elektronisch zu versenden, sparte das Unternehmen ca. 40 % der bisherigen Papier- und Druckkosten.
  • Effizientere Arbeitsweisen: Mitarbeiter berichteten von einer deutlich erhöhten Effizienz, da benötigte Dokumente innerhalb weniger Sekunden abgerufen werden konnten. Fehlermeldungen und Verzögerungen bei der Dokumentensuche nahmen ab.
  • Bessere Organisation: Die digitale Struktur ermöglichte eine klare und nachvollziehbare Ablage der Dokumente.
  • Revisionssicherheit: ecoDMS bietet eine revisionssichere Archivierung, die es Philipp Garbade ermöglicht, gesetzliche Vorgaben mit Leichtigkeit zu erfüllen.

Schreenshots

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